社内ルールというと、長い規程を最初から作らなければならないように感じます。けれど、生成AIを使い始める段階では、現場が迷う場面を先に整理する方が実用的です。

1. 何のために使うか

まず利用目的を決めます。

「文章の下書き」「要約」「情報整理」のように用途を示すと、AIに任せる範囲が明確になります。「業務なら何でも利用可」とすると判断が利用者任せになりやすくなります。

2. どのサービスを使えるか

会社で利用を認めるサービスや契約形態を決めます。個人が任意に契約したサービスを業務情報の処理に使ってよいかも含めて整理します。

3. 入力してはいけない情報

個人情報、顧客情報、未公開情報、営業秘密など、自社で入力を禁止・制限する情報を具体的にします。

個人情報保護委員会は、生成AIサービスの利用に関する注意点を公表しています。
https://www.ppc.go.jp/news/careful_information/230602_AI_utilize_alert/

4. 出力を誰が確認するか

生成AIの出力をそのまま確定情報として扱わず、業務に使う前の確認責任を決めます。

特に、数値、法令、制度、顧客向けの説明などは、根拠確認が必要です。「AIを使った人が確認するのか」「上長が承認するのか」まで決めると運用が安定します。

5. 社外へ出すときの扱い

顧客メール、Web掲載、提案資料など、社外に出す文章へAIを使う場合は、社内メモより確認の水準を上げる必要があります。

誤情報だけでなく、社内表現との不一致や、意図しない断定がないかも確認します。

6. 迷ったときの相談先と見直し方法

ルールで全てのケースを事前に決めることは困難です。判断に迷ったときの確認先、問題が起きたときの報告先、ルールを更新する担当者を決めておきます。

IPAでも、組織で生成AIを利用する際のガイドラインに関する情報が公開されています。
https://www.ipa.go.jp/jinzai/ics/core_human_resource/final_project/2024/generative-ai-guideline.html

社内ルールは一度作って終わりではありません。実際の利用で起きた迷いを記録し、必要な項目を追加・修正していく方が、現場に合うルールへ育てやすくなります。