顧客文書の下書きに生成AI｜6名の税理士事務所で先にルールを整えた事例

効率化より情報管理が先に課題になった

従業員6名の税理士事務所では、顧客への案内メールや説明文を月20〜30件ほど作成していました。生成AIを使えば下書きを速くできそうでしたが、顧客名、取引内容、税務相談に関する情報をどこまで入力してよいかが決まっていませんでした。

入力しない情報を明確にする

試行前に、氏名・法人名、個別の金額、取引先を特定できる情報などは入力しない方針を設定しました。AIには一般化した状況と文書の目的だけを渡し、文章構成の下書きを作らせます。

出力は担当者が事実確認し、必要な個別情報はAI利用後に社内で追記します。

下書きから始める文書が増加

運用後は、対象となる顧客文書の半数程度でAIの下書きを使うようになり、担当者がゼロから文章を組み立てる時間が減りました。確認責任を明確にしたことで、「便利だが怖い」という状態から、使える範囲を判断できる状態へ変わりました。

ポイント

専門性の高い業務では、AIの回答を専門判断の代わりに使うのではなく、文章作成の補助に限定する方法があります。入力範囲と確認者を先に決めたことが、小規模な事務所でも安心して運用するための土台になりました。